Guichet en ligne

1. Contexte

La Ville a décidé d’offrir aux habitants de Liège un service de location de parkings vélos sécurisés sur le territoire de la commune. Ce service sera géré par la Cellule Mobilité de la Direction Développement Stratégique en collaboration avec PROVELO, qui assumera la gestion journalière de la location des box, laquelle est régie par une convention avec la Ville.

Dans un premier temps, 13 box vont être installés sur le territoire de la Ville. Chacun des box a une capacité de stationnement pour 4 vélos.

La durée de location d’un emplacement dans un box parking sécurisé sera de 1 an. Le coût de location est de 75 euros / an avec une caution de 25 euros. Les paiements seront gérés directement par Provelo et déduis ensuite du subside versé par la Ville.

Le démarrage du projet de location est prévu début septembre 2020.

Dans une deuxième phase, 12 autres box seront installés sur le territoire de la Ville (fin 2020, début 2021).

Ces box parking sécurisés seront équipés d’une serrure électromagnétique ouverte via un badge, une carte magnétique (partenariat avec MOBIB), ou application smartphone.

Une batterie indépendante alimentera le système d’ouverture des box. Les box ne permettront pas de recharger un vélo électrique.

Il est demandé au DSI de créer un formulaire de candidature pour la location de box sur le portail e-Guichet de la Ville (Septembre 2020).

Afin de responsabiliser les demandeurs potentiels, la création d’un compte personnel sera exigée sur le portail e-Guichet avant d’introduire une demande (eID non exigée). Si l’utilisateur utilise sa eID, cela permettra de remplir par défaut les informations de base du demandeur (Nom, prénom, Date de naissance, Domicile) dans le formulaire sinon, seule l’adresse mail sera obligatoire pour la création du compte  et il complétera le formulaire.

Une demande ne peut être réalisée que pour soi-même.

 

Les critères d’attribution d’un espace dans un box vélo seront les suivants :

• Avoir minimum 16 ans
• La distance du domicile du demandeur à la localisation du box sollicité doit être inférieure à 200m à Pour ne léser personne, il s’agira plutôt de la distance circulaire dans un rayon d’environ 250 m autour de l’adresse renseignée dans la demande.

Il n’y aura donc pas de « calcul automatique de la distance » sur e-guichet mais l’affichage d’une carte avec « rayon de 250 m »autour de chaque box, permettant au demandeur de visualiser par zoom si son domicile est inclus ou non dans la zone éligible.  Idem pour l’analyse des demandes sur Opendata pour Provelo

Le fait d’empêcher le demandeur d’enregistrer sa demande s’il est hors périmètre demanderait le développement d’un module spécifique de calcul des distances à intégrer dans eGuichet. Vu le délai imparti pour la réalisation du formulaire, il n’est pas possible d’envisager cette option. De plus, cela demanderait un investissement supplémentaire qui semble disproportionné par rapport au nombre de box installés.

Une mention précisant que la vérification du domicile du demandeur sera vérifiée lors de la location du parking sécurisé sera présente dans le formulaire de candidature.

En parallèle, une carte sera mise à disposition sur le site de le Ville, indépendante du formulaire de candidature. Cette carte montrera les points de localisation des box parking avec un cercle délimitant le rayon ou les demandes sont attribuables.

Les points adresses des demandeurs seront sauvegardés dans le formulaire. Une carte venant de l’opendata reprenant ces points adresses sera accessible par PROVELO pour aider à l’attribution des places disponibles dans les différents box.

Il sera aussi possible de visualiser les demandes de box hors périmètre pour la Cellule Mobilité afin de déterminer les nouveaux emplacements des box vélos.

• Déclaration sur l’honneur (case à cocher obligatoire) stipulant que le demandeur n’a pas de possibilité de stocker son vélo chez lui, qu’il a au moins 16 ans, que l’utilisation du parking sécurisé est à son usage propre et que toutes les informations encodées dans le formulaire sont correctes.
• Date de la demande (premier arrivé, premier servi) enregistrée automatiquement
• Une demande d’espace dans un box vélo par demandeur. (Question : Doit-on bloquer les tentatives de demandes supplémentaires pour un seul utilisateur ? Ex. Un utilisateur déménage et souhaite introduire une nouvelle demande) Le formulaire ne bloquera cependant pas l’introduction de plusieurs demandes pour un même utilisateur)

 

Pour éviter de faire perdre leur temps aux demandeurs, le formulaire devrait commencer par les conditions / questions d’attribution.

Un message apparaîtra si le demandeur n’a pas l’âge requis (Age min 16 ans) --> Bloquant. Message: ‘Vous devez avoir au minimum 16 ans pour faire une demande de box sécurisé’. La demande ne pourra être enregistrée. (Question : Faut il limiter l’encodage des demandeurs aux personnes domiciliées à Liège à Exclusion autres codes postaux) oui

 

Une gestion backoffice devra être mise en place pour permettre à Provelo d’approuver, rejeter les demandes ou de les mettre en attente d’un box disponible

Un mail type sera envoyé automatiquement au demandeur lorsque la demande aura été soumise - Statut « en cours d’analyse ».

Une demande pourra aussi être – statut « annulée » par le demandeur ou par PROVELO (ex .doublons de demandes)

L'envoi de mails types pourra aussi être déclenché par PROVELO après analyse des demandes:

• Lorsqu’une demande située dans un rayon de 200m d’une box aura été analysée par PROVELO et qu’il n’y a pas de places disponible - Statut « sur liste d’attente »

• Lorsqu’une demande située en dehors du rayon de 200m des box présentes sur le territoire de la Ville - Message « demande non recevable » (pour le demandeur) –Statut « en attente d’installation de Box » (pour PROVELO) On considèrera que le demandeur sera le premier candidat retenu lors de la création d’une nouvelle box, même des années plus tard.

Message: ‘Votre demande n’est pas recevable, votre domicile ne se trouvant à moins de 200m d’un box actuellement installé. Elle sera cependant enregistrée pour permettre  à la Cellule Mobilité de la Ville de déterminer les prochaines localisations de futures box de stationnement sécurisé.’

Les personnes ayant finalisé la demande seront informées par la suite de l’installation de nouvelles box parkings sécurisés (newsletter PROVELO / Cellule mobilité). L'information sera aussi récupérée par l’OPENDATA de manière à visualiser les emplacements souhaités sur une carte.

• Lorsque la demande aura été « approuvée pour rendez vous », et le contrat signé après vérification par PROVELO, le statut de la demande sera «  box attribué »

Une demande pourra être « rejetée » (ex. Après vérification des critères d’attribution avant la signature du contrat).

Lorsque le contrat est signé, Provelo encodera en backoffice les dates de validité du contrat (les champs date début et date de fin sont mis à jour seulement dans ce statut). Ces données devront être récupérées par l’Opendata pour être ensuite visualisées sur la carte interactive des box disponibles.

• S’il y a rupture de contrat, abandon, déménagement, décès, autre, changement de la date de fin du contrat et statut « rupture » (date de fin est modifiée seulement dans ce statut)

L’application de gestion de candidature de demandes de parkings sécurisés permettra d’exporter une liste Excel des demandes.

Il sera possible de visualiser le statut des demandes dans l’application.

 

2. Champs à prévoir pour le formulaire de candidature :

• Nom, Prénom, Age, Domicile, Adresse mail (récupérées du compte de l’utilisateur ou encodées par l’utilisateur ou par PROVELO en backoffice)
• On n’ajouterait pas un n° de tel pour recontacter les demandes retenues ou bien tout par @ ? à voir avec ProVelo / Julie
• Case à cocher de déclaration sur l’honneur
• Case à cocher d’acceptation des Conditions générales de location du parking sécurisé avec la possibilité d’accéder aux conditions générales.
• Case à cocher ‘Consentement’ en matière RGPD avec la possibilité de lire le texte du règlement se référant à la demande.
• Date de la demande (automatique)
• Remarques :
• …

En Back office, les champs suivants seront remplis par PROVELO:

• Attribution des BOX:  N° 1 à … avec nom de la localisation
• Dates de début et fin du contrat (encoder).
• Remarques:...

 

3. Flux de la demande :

1. Inscription du demandeur
2. Le demandeur remplit le formulaire et finalise sa demande. Si le demandeur n’est pas dans les conditions (ex. moins de 16 ans pas domicilié à Liege) il ne pourra pas finaliser sa demande.
3. La demande s’ajoute aux demandes existantes - statut « en cours d’analyse » et un accusé de réception est envoyé par mail au demandeur

Une demande pourra être « annulée » par le demandeur ou par PROVELO (ex. doublons de demandes)

4. La demande est analysée en backoffice par PROVELO qui décide si oui ou non il est possible de louer un espace vélo à cette personne (mails préenregistrés avec réponse « approuvé - rendez vous » « box attribué », « sur liste d’attente » (cas où la demande répond à tous les critères mais le box n’est pas libre), « rejeté » (après vérification des critères) ou « demande refusée » (en attente de box) envoyés au demandeur.

Dans les templates de réponse, il faudrait pouvoir ajouter une remarque manuelle en backoffice.

Les statuts annulé et rupture seront aussi être intégrés dans le flux

 

Pour rappel, l’analyse des demandes par ProVelo se fera grâce aux données affichées dans Opendata de manière cartographique (visu des demandes associées à chacun des rayons d’acceptance des box).

 

 

 

Résumé :

Niveau 1 : En cours d’analyse

Niveau 2 :

1. Annulée par Provelo à la demande du demandeur en backoffice ou le demandeur directement sur eGuichet si sa demande n’a pas déjà été analysée.
2. Refusée
   1. Hors conditions à rejetée
   2. En attente de box (suggestion)
3. Approuvée – en attente rendez vous
   1. Rejetée si pas dans conditions ou ne paie pas
   2. Box attribuée à ajouter les dates

Niveau 3 : Rupture ou prolongation de contrat